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〖第 679期 档案馆建馆十周年专刊〗

    今年是北京理工大学档案馆建馆十周年。从1995年至今，伴随着学校的蓬勃发展，档案馆经历了从小到大，从弱到强的发展过程。回首往事，十年的风雨历程又一次展现在我们的眼前……

一 档案管理工作日臻完善
    1995年，学校正式成立档案馆，档案馆现有专职档案人员11人。现已建立健全了主管校长——档案馆——各院部处职能部门专（兼）职档案人员三级档案工作网络，兼职档案人员近百人。档案馆现有馆舍面积800余平方米，现存十三大门类档案，约6万余卷，并以每年五千余卷的速度递增。馆藏档案中，年代最久远的是1939年的文书档案。珍藏档案有：历届校长照片；刘少奇、周恩来、朱德、彭德怀、张爱萍、李鹏等党和国家领导人来校视察工作的照片；全国各界知名人士在我校重大活动中的亲笔题词；研制大型天象仪、红箭-73反坦克导弹武器系统、探空火箭等重要科研项目的文字资料及照片。
    建馆十年来，为加强学校档案工作的管理力度，规范档案管理工作，我们建立健全了一整套档案管理规章制度，规范性文件的制定工作也逐渐向档案管理的重点部位和具体环节渗透，其中包括各类档案立卷归档管理办法等共23项。这些规章制度确定了各类文件材料的归档范围、使各工作环节有章可循、明确了专兼职档案人员的工作规范，依此强化了档案馆的行政管理职能。档案工作真正做到了有法可依、有章可循。
    十年来，为丰富馆藏、优化馆藏结构，我馆不断地推进档案收集、整理方式的改革。强化部门预立卷制度，注重实体整理规范，每一份文件都严格按程序操作，编制各类专题目录多达20余种。投入力量开发档案信息资源，档案馆多年来一直把“编研工作”作为重点。编研成果有：《全宗介绍》、《科研成果档案选编》、《基建情况一览表》、《党代会、教代会、团代会汇编》、《档案管理制度汇编》、《部门档案归档范围》、《博士论文摘要汇编》、《专利成果档案选编》、《档案利用典型实例》、《北京理工大学大事记》、《档案馆论文汇编》等十一册。

    十年来，档案馆始终以“为学校中心工作服务”为宗旨，坚持为领导决策服务、为全校的教职工服务。在学生毕业设计、招生分配、补办学历证明、科研立项、鉴定报奖、学校申报评估、查清帐目、职称评定、工资调整、党政活动、学术研究、基建维修施工、落实政策、经济合同、校庆、教学评优等项工作中提供了大量具有法律效力和行政有效性的详实依据。
    档案馆作为学校的信息中心，为不同时期的编史修志提供了大量资料，利用档案先后出版的书籍有：《延安自然科学院史料》、《培养科技干部的摇篮》、《历年年鉴》、《北京理工大学志》、《北京高教史》、《北京高教志》等。通过利用档案，间接地促进了学校的发展与建设，产生了一定的经济效益与社会效益。其中典型事例很多，如，从2002年起，学校办房产证，有一些老师不慎将原始凭单丢失，到档案馆来查，由于说不清具体日期，有时一张凭单要查几十卷，每一卷又有上百张票据,可谓“大海捞针”。每当帮他们找到丢失的凭单存根后，都非常感谢，并对档案人员的热情服务给予了很高的评价。再比如，有一位科研人员不慎将重要科研项目的磁盘丢失，由于他事先存档材料完整，使科研损失减少到最低限度。事后，他感慨地说，档案工作真是一项必要和有意义的工作。这样的事例还很多，为了让广大师生了解馆藏档案的重要价值，我们将事例汇编成册——《档案利用典型实例》。
    与此同时，档案馆变被动服务为主动服务。主动与全国学位与研究生教育发展中心认证咨询部联系，承担了我校毕业生的资格认证工作；主动协助校房产部门，为教工办理房产证提供原始凭证等等。配合教务处、研究生院、成教院完成了国家教委“建立全国毕业生电子档案”的任务，档案馆提供了近十年来的我校毕业生的相关原始档案；配合后勤、基建等单位，为学校的改扩建工作提供了大量基建图纸；配合校工会，完成了“全国模范职工之家”的验收评估工作；配合校办等单位，完成了“211工程”“九五”验收；配合科技处，完成了科研项目的质量认证、条保项目的验收。
    积极致力于档案管理信息化建设。信息化建设是新时期学校发展的重点。十年来，档案馆紧紧抓住了这一发展机遇，以档案信息化带动各项基础业务工作的开展。
    档案管理应用系统建设水平逐年提高。1997年，正式启用“灵通”档案管理软件。1998年，馆内的局域网形成，实现了全部馆藏档案目录级检索。2003年，全面升级为网络版的档案管理软件，完善了局域网的硬件设备。数据库容量日益扩大，到目前为止提供5万余条数据。全部实现了网上馆藏目录查询和浏览服务，大大提升了档案工作管理、服务水平。档案信息化管理协调工作不断加强，馆内多次召开会议就加强网络环境下电子文件、电子档案管理等问题达成多方面共识，制定了《北京理工大学电子文件和电子档案立卷归档暂行办法》。
     档案宣传工作更加深入。档案宣传工作是扩大档案工作社会影响，提高档案工作水平的重要手段。十年来，档案宣传工作不断深入，实效性明显增强。1995年我馆承担了校史陈列馆管理工作，校史陈列馆作为学校的重要教育基地，每年接待3000余人。通过观看这些珍贵的档案史料，广大师生了解了我校的悠久历史和光荣传统，也看到了学校的蓬勃发展，激发了广大师生爱校建校的热情，充分发挥了档案资料的存史、咨政、育人功能。2002年，为纪念“档案法”颁布十五周年，在全校范围内举办了档案法知识竞赛活动，全校师生踊跃参与。为宣传档案工作，多种形式、多种手段并举，建网站、办报刊、上闭路电视、办展览、召开档案工作会……
     拓展档案工作职能范围。新时期档案工作要发展，必须以“务实创新、与时俱进”为原则，根据档案利用的实际需求，2003年我馆承担了全校学生出国成绩单、学历证书的中英文翻译工作。在尽职尽责地完成档案工作的同时，2004年承担了“一卡通”中心的筹建工作。

二 各界支持是档案工作发展的动力
    机遇和成功总是青睐有准备之人。档案人多年不懈的奋斗终于得到了丰厚的回报。这回报来自于各级领导、各部门和各位老师们那里。
    1995年成立档案馆时，明确了由常务副校长分管档案工作，并成立了档案工作领导小组，由常务副校长任组长，各院、部、处负责人任组员。该小组及时解决了档案工作中出现的问题。
    档案工作列入了校领导的议事日程和目标责任制。历年在学校的工作报告中都对档案工作的成绩给予了肯定并提出了要求。
    在校财政有限的情况下，学校每年都为档案馆拨专项经费。1998年，我馆达标升级过程中，一年中用于档案馆建设的各项经费达20万元。
    作为主管档案工作的常务副校长，每年都要来馆听取工作汇报，参加档案工作会议。会上总是强调：“档案是学校办学的重要资源；档案事业是一项为后人着想的事业。”明确提出：“学校要不断地为档案工作创造条件，进一步加大经费投入，要利用现代化的科学技术来提高档案管理的水平。”
    2002年，为改善档案保管条件，在校领导的直接关心下，档案馆迁至新馆，面积由原来的400平方米扩大到现在的800平方米，大大缓解了库房紧张的局面，重要档案得以及时进馆。
    在学校经费紧张的情况下，拨款约25万元在新馆库房内安装了密集架。
    在“985”二期重点建设项目中，作为条件支撑项目之一，数字化档案馆建设计划投资360万元。
    学校重大科研项目工作会议，档案馆被列入重要部门参与其中，有效实施了“三纳入”“四同步”的管理模式，使科研档案自始至终得到有效控制。
    征集档案利用效果、举办档案知识竞赛，都得到了全校师生的积极支持。许多一线老师百忙之中，将回执、答卷交回档案馆。

三 总结成绩面向未来
    十年来，经过几代档案人共同努力，在学校档案工作发展史上留下了一串串具有纪念意义的足迹：
    1995年档案馆被评为北京市高等学校档案工作先进集体。
    1998年被国家档案局评为“科技事业单位档案管理国家二级单位”。
    1999年，编研材料《档案馆全宗介绍》获北京市档案学会颁发的档案编研成果二等奖。
    2000年，论文《高校档案信息环境与高校档案资源开发》获北京市档案学术成果优秀奖。
    2001年，档案馆当选为北京市高校档案研究会理事单位、第三协作组组长单位。
    2003年，国防科工委对我校“211工程”“九五”验收检查，档案工作受到了科工委领导的好评。
    2004年，当选为北京市高校档案研究会常务副理事长兼秘书长单位，同时还承担着《北京高校档案研究会档案信息》的总编工作。
    我馆人员在长期实践工作的基础上，注重总结经验，先后撰写了多篇有关信息化管理的论文：《信息化对档案馆的影响和信息化发展战略》、《档案在信息化过程中遇到的问题和发展策略》、《电子文件和电子档案立卷归档的研究分析》、《信息化档案管理软件的问题分析》、《网络环境下高校档案信息资源的开发与建设》、《从我校档案工作实践看高校档案信息化建设》、《现阶段高校数字档案馆建设内容》等等。十年来，我馆人员积极参与国防科工委系统、北京市高校系统的学术论文交流活动，公开发表论文十余篇，获奖论文二十余篇。
      展望未来，任重而道远。大量电子文件的产生，模糊了文书工作和档案工作的界限；网络的发展，加速了档案、图书、情报等文献信息间的交叉和融合。有人把如今档案职业的处境比喻为在“夹缝时代”：一方面，我们依然背靠着以纸质文件管理为基础的传统工作模式；另一方面，我们又必须面对电子文件所带来的种种难题。面对眼前的种种挑战，档案人应该以开放的心态、进取的姿态、科学的精神、战略的眼光来拓展自身的职能，从中获得生存的理由和发展的空间。