各有关部门：
　　为做好2016年度举办国际学术会议计划，请根据本单位实际情况，组织本单位的申报工作，于2015年11月10日前将《2016年北京理工大学举办国际学术会议计划汇总表》和《北京理工大学举办国际学术会议申请表（普通/大型）》交到国际交流合作处。

联系人：刘艳红 电话：4207
地址：2号办公楼138室
电子邮件：liuyanhong@bit.edu.cn

国际会议的界定：
　　国际学术会议的范畴：是指在我国境内（不含港、澳、台地区）举办的，由我校主办、或与国内外有关组织、团体、机构共同举办或受其委托承办的双边、多边国际学术会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
　　大型国际学术会议：外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议；以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的国际会议。需报国务院审批，应在对外公布前至少提前7个月申报。
　　普通规模的国际学术会议：包括外宾人数在100人以内或会议总人数在400人以内的一般性国际会议；外宾人数在300人以内或会议总人数在800人以内的自然科学技术领域的国际会议。应在对外公布前至少提前4个月申报。

注意事项：
1．未经批准不得擅自对外申办、承诺举办国际会议。
2．根据工信部对国际会议的管理要求，如果在上报会议申请之后变更会议名称、会议时间、地点等关键性信息，须重新申报会议。
3．如计划在北京以外的地区举办国际会议，须先征得当地政府外事主管部门书面同意后方可申报。

举办国际会议的流程
第一步：申报
　　1. 根据国际交流合作处通知，以学院或部门为单位报送下一年度拟在国内举办国际会议计划；
　　2. 国际交流合作处审核计划后，会议组织单位提交正式申请表和请示报告等材料，经各相关职能部门同意，报主管校领导审批；
　　3. 主管校领导审批后，双边会议由国际交流合作处下达正式批文；多边会议报工业和信息化部审批；
　　4. 多边会议经工业和信息化部审批同意下达正式批文。
第二步：举办
　　由申报单位具体组办或承办。
第三步：总结
　　会议结束后一个月内，由申报单位向国际交流合作处提交总结。



附件：
1．《2016年北京理工大学举办国际学术会议计划汇总表》
2．《北京理工大学举办国际学术会议申请表（普通）》
（此次申报不需填写学院及后面的审批意见）
3．《北京理工大学举办国际学术会议申请表（大型）》
（此次申报不需填写学院及后面的审批意见）